Digitalizzare i processi senza digitalizzare gli sprechi
Automatizzare un processo confuso lo rende soltanto più veloce nel produrre errori. Per questo parto da come il lavoro viene svolto oggi, elimino passaggi inutili e definisco il flusso target prima di scegliere gli strumenti.
I segnali di un processo da riprogettare
Stessi dati inseriti più volte
Reinserimenti manuali tra sistemi, fogli e documenti.
Informazioni disperse
Email, fogli e chat non collegate tra loro né ai sistemi aziendali.
Approvazioni non tracciate
Nessuno sa chi ha approvato cosa, quando e perché.
Errori scoperti a valle
I problemi emergono quando è costoso correggerli.
Attività che si fermano con le persone
Se manca una persona, il flusso si blocca.
Report preparati manualmente
Ore spese a ricostruire dati che i sistemi dovrebbero già fornire.
Attese più lunghe del lavoro
Tempi di attraversamento dominati da code e passaggi di mano.
Strumenti usati come archivi
Software pagati come sistemi, usati come cartelle di documenti.
Come si arriva al processo target
- definire obiettivo e perimetro;
- mappare il processo reale, non quello descritto dalla procedura;
- misurare tempi, errori, attese e rework;
- eliminare o semplificare passaggi;
- disegnare il processo target;
- definire dati, ruoli e regole;
- scegliere integrazioni, automazioni o software;
- implementare, formare e misurare.
Cosa può cambiare
Alcuni esempi di processi su cui l’intervento è tipicamente utile — sono esempi di aree di lavoro, non casi clienti:
- acquisizione e qualificazione delle richieste commerciali;
- preventivazione e approvazioni;
- passaggio ordine-produzione-consegna;
- gestione documentale;
- assistenza e ticket;
- onboarding di clienti o dipendenti;
- acquisti e validazione fornitori;
- raccolta e consolidamento dei dati direzionali.
KPI possibili
- tempo di attraversamento;
- numero di passaggi manuali;
- errori e rilavorazioni;
- tempo medio di risposta;
- percentuale di pratiche complete;
- adozione del nuovo flusso;
- qualità e tempestività dei dati;
- costo operativo per transazione.
Gli indicatori vengono scelti prima dell’intervento, in base all’obiettivo del processo.
Tecnologia solo quando serve
L’esito del lavoro non è necessariamente un nuovo software. Può essere:
- una modifica organizzativa;
- un’integrazione tra sistemi esistenti;
- un’automazione;
- una configurazione migliore del software già presente;
- la sostituzione di uno strumento;
- uno sviluppo mirato;
- nessun intervento tecnologico immediato.
Quando la risposta è un nuovo sistema, il passo successivo è una software selection strutturata; quando il flusso può beneficiare dell’AI, si valuta con l’approccio AI readiness e casi d’uso. Per approfondire: Digitalizzare un processo aziendale: da dove partire.
Raccontami il processo che vuoi migliorare
Dove si perde tempo, dove nascono gli errori, quale risultato vorresti. Da lì capiamo se e come intervenire.
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